Fremdsprachensekretär:in (w_m_d)
Kennziffer 9390
Die erdnahe Weltraumumgebung stellt ein erhebliches Risiko für Satelliten und Menschen im Weltraum dar. Die Sektion Weltraumphysik und Weltraumwetter ist bestrebt, die dynamische Entwicklung der gefährlichen Strahlungsumgebung des Weltraums besser zu verstehen und entwickelt Werkzeuge zur Erfassung und Vorhersage von negativen Auswirkungen der Weltraumumgebung.
Gesucht wird ein:e Fremdsprachenassistent:in, der:die sich in einem mehrsprachigen Umfeld zurechtfindet und eine selbstständige und strukturierte Herangehensweise mitbringt. Der:Die erfolgreiche Bewerber:in unterstützt die Sektionsleitung und das Team u.a. bei adminstrativen Aufgaben.
Ihr Aufgabengebiet:
- schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen
- Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post
- Terminmanagement
- organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
- Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen
- Veranstaltungsmanagement
- Personalangelegenheiten (u. a. Formulare zur Einstellung, Krankmeldungen)
- Abwicklung der administrativen Schritte für internationale Gäste (z.B. Dienstreisen, Visa)
- Vorlagen für Budgetberichte und weitere administrative Dokumente
- Kontakt und Kommunikation mit Stakeholdern in Deutschland und der EU Kommission
Ihr Qualifikationsprofil:
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse.
- Englisch Sprachzertifikat (oder vergleichbarer Nachweis) mit mindestens B2 Niveau
- Erfahrung im Büromanagement
- gute Kenntnisse der Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst
- strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
- sehr gutes Ausdrucksvermögen
- freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
- hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit
- Organisiationsfähigkeit
- Fähigkeit in einem internationalen Umfeld zu arbeiten; Erfahrung mit internationalen Projekten von Vorteil
- Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache (B2) in Wort und Schrift
- fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z.B. Zoom)
Wir bieten Ihnen:
- anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
- modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
- umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine professionelle Karriereberatung durch unser Career-Center
- eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
- Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
- eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
- einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
- eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 30.07.2024. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.
Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Jasmin Meiske per Email meiske@gfz-potsdam.de zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.
