Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Im Veranstaltungsmanagement ist die folgende Stelle zu besetzen:

Der:die erfolgreiche Bewerber:in arbeitet in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen und der Leitung Veranstaltungsorganisation. 

Veranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil des transdisziplinären Forschungsansatzes des RIFS. Standardformate sind Dialogveranstaltungen, Workshops, Konferenzen und Symposien. Veranstaltungen mit bis zu ca. 50 Teilnehmenden finden in Potsdam statt. Auch weltweit organisiert das Veranstaltungsteam kleine und große Veranstaltungen (bis zu 350 Teilnehmende). Dazu gehören sowohl Präsenzveranstaltungen als auch hybride und digitale Veranstaltungen. Die Teilnehmenden sind Stakeholder aus Wissenschaft, Politik. Wirtschaft, Verwaltung und Zivilgesellschaft.

Ihr Aufgabengebiet:

• Vorbereitung/Durchführung/Nachbereitung/Evaluation und Abrechnung von Veranstaltungen in hoher Eigenverantwortung und in enger Absprache mit den Wissenschaftler:innen des RIFS
• Veranstaltungsbetreuung (Betreuung Veranstaltungstechnik, Betreuung digitaler Veranstaltungen, Empfang der Teilnehmer:innen)
• Raumbuchung mittels einer Raumbuchungssoftware
• Unterstützung bei der Vorbereitung/Durchführung von Workshops/Tagungen mit bis zu 350 Teilnehmenden
• Erstellen von Kostenkalkulationen unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Budgets im Hinblick auf Reise- und Hotelkosten, sowie Kosten für Catering und Technik
• Angebotseinholung und Buchung von Cateringleistungen, ggf. Buchung von weiteren Dienstleistungen (Hotel/Technik) unter Berücksichtigung der Vergabeleitlinien des GFZ
• Koordinierung interner Prozesse (Haustechnik/Service/Reinigung)

Ihr Qualifikationsprofil:

• abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor), vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement
• mehrjährige Berufserfahrung
• mehrjährige Erfahrung in der Organisation (Planung/Steuerung/Umsetzung und kontinuierlichen Optimierung) von Veranstaltungen
• Erfahrungen mit der Umsetzung von digitalen/hybriden Veranstaltungen
• Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen 
• Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
• Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, online Registrierungssoftware
• sicherer Umgang mit MS-Office (Excel/Powerpoint)
• verhandlungssichere Englischkenntnisse 
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Lösungsorientierung
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• interkulturelle Kompetenz

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen
• Affinität zu Content Management Systemen (HTML)
• Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das RIFS setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Edda Pietrowski entweder per edda.pietrowski@gfz-potsdam.de oder per Telefon +49 (0) 331-6264 22363 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.