Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Im wissenschaftlichen Vorstandsbereich, Abteilung "Kommunikation und Medien", ist folgende Stelle zu besetzen:

Veranstaltungsmanager:in (w_m_d)

Kennziffer 10012

Ihr Aufgabengebiet:

Sie sind verantwortlich für das Veranstaltungsmanagement, als Teil des Teams Kommunikation & Medien, im wissenschaftlichen Vorstandsbereich. Dazu gehören folgende Aufgaben:

eigenständige Konzeption/ Organisation/ Durchführung/ Nachbereitung/ Evaluation und Abrechnung von internen und externen Veranstaltungen des Vorstands für Zielgruppen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Verwaltung und interessierter Öffentlichkeit
Konzeption, Organisation und Durchführung von Staats- oder Botschaftsbesuchen am GFZ
GFZ-weite Ansprechperson für das Thema „Veranstaltungen"
Veranstaltungsbetreuung in enger Absprache mit den jeweilig beteiligten Arbeitsgruppen/Einheiten (u.a. wiss. Vorstandsbereich), sowie Koordinierung interner Prozesse (u.a. Haustechnik, Service, Reinigung)
Weiterentwicklung bestehender und Konzeption neuer Vermittlungsformate
Beratung von leitendem Zentrumspersonal bei der Planung von Veranstaltungen
Dokumentation von Veranstaltungen, Koordination der Postproduktion und Aufbereitung für Medien
Mitarbeit bei der Budgetplanung und -kontrolle der Veranstaltungsorganisation im Wissenschaftlichen Vorstandsbereichs des GFZ
Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen im Team Kommunikation & Medien (z.B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)

Ihr Qualifikationsprofil:

abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Eventmanagement oder vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung in diesem Bereich; alternativ mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungen (idealerweise zur Wissenschaftskommunikation)
Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
die Fähigkeit, sich sicher in einem internationalem und durch unterschiedliche Fachkulturen geprägten wissenschaftlichen Umfeld zu bewegen
sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache
hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Organisationstalent
starke kommunikative Kompetenz und Fähigkeit zur Teamarbeit bei ergebnisorientierter Ausrichtung
Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Wünschenswerte Qualifikationen:

Affinität zu Content Management Systemen (Typo3)
Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, Online-Registrierungssoftware
Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen

Wir bieten Ihnen:

anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: 2 Jahre

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 9a bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

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Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 1. Dezember 2024. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

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Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Karina Schollän entweder per Email oder per Telefon +49 (0) 331-6264-1063 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.

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