Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.500 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 9342

Ihr Aufgabengebiet:

Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Vorständin des GFZ (Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement sowie Informationsrecherche)
Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien-Sitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen
Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für den Vorstand

Ihr Qualifikationsprofil:

Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in (w_m_d) oder Vergleichbares, d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit sowie Nachweis Ihrer Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau)
mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder Vergleichbares
souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools (Adobe Acrobat)
ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
diskrete Handhabung mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

Wir bieten Ihnen:

anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: 15.08.2024

Befristung: 2 Jahre mit Option der Entfristung (von Beginn an unbefristete Einstellung bei Bewerbung aus einer aktuell unbefristeten Beschäftigung)

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 30.05.2024. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Bewerben

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Mary-Teresa Lavin-Zimmer entweder per Email mary-teresa.lavin-zimmer[at]gfz-potsdam.de oder per Telefon +49 (0) 331-6264-1024 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.

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