Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz für das Team der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 9799

Ihr Aufgabengebiet:

Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z.B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z.B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) sowie Videokonferenzen
Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
Protokollführung bei Meetings
Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Team WV
Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschlussvorlagen zu Drittmittel-Projekten

Ihr Qualifikationsprofil:

Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o.ä., d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englische Sprachkenntnisse B2 Niveau vorausgesetzt)
mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und AdobeTools
ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

Wir bieten Ihnen:

anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
moderne Ausstattung der Arbeitsplätze
Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: 2 Jahre

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum 13.10.2024. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Bewerben

Diversität und Chancengleichheit sind integrale Bestandteile unserer Personalpolitik. Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Hierzu können Sie sich bei Fragen an unsere Schwerbehindertenvertretung unter sbv[at]gfz-potsdam.de wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten unter gba[at]gfz-potsdam.de Kontakt aufnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Auswahlverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BbgDSG verarbeitet. Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Mary Teresa Lavin-Zimmer entweder per Email mary.tersa.lavin-zimmer@gfz-potsdam.de oder per Telefon +49 (0) 331-6264-1024 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer +49 (0) 331-6264-28787.

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